Hợp đồng thuê xe đưa đón nhân viên là văn bản pháp lý ràng buộc giữa doanh nghiệp và đơn vị vận tải, quy định rõ quyền và nghĩa vụ, chi phí, thời gian, tuyến đường và trách nhiệm khi xảy ra sự cố. Khi nhu cầu thuê xe công ty, thuê xe chở nhân viên đi làm, dịch vụ đưa đón nhân viên theo tháng hay thuê xe hợp đồng dài hạn ngày càng phổ biến, việc chuẩn hóa hợp đồng trở thành yếu tố bắt buộc để hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí vận hành.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến giá thuê mà bỏ qua điều khoản bồi thường, quy định thay xe, trách nhiệm bảo hiểm hoặc cam kết đúng giờ. Điều này có thể dẫn đến tranh chấp khi phát sinh sự cố. Một bản hợp đồng chặt chẽ giúp đảm bảo hoạt động đưa đón ổn định, duy trì năng suất lao động và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng thuê xe đưa đón nhân viên cần quy định rõ ràng
Một bản hợp đồng thuê xe đưa đón nhân viên chuyên nghiệp không chỉ dừng lại ở mức “ghi giá và thời gian thuê”, mà cần được xây dựng như một văn bản pháp lý hoàn chỉnh. Doanh nghiệp càng quy định chi tiết bao nhiêu thì rủi ro tranh chấp càng giảm bấy nhiêu. Dưới đây là các điều khoản bắt buộc cần làm rõ:
Thông tin pháp lý đầy đủ của hai bên
Đây là nền tảng pháp lý quan trọng nhất. Hợp đồng phải thể hiện rõ:
- Tên doanh nghiệp đúng theo giấy phép đăng ký kinh doanh
- Mã số thuế
- Địa chỉ trụ sở chính
- Số điện thoại, email liên hệ chính thức
- Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký hợp đồng
- Chức danh người ký
Nếu bên vận tải không có giấy phép kinh doanh vận tải hành khách hợp pháp, hợp đồng có thể bị vô hiệu trong trường hợp tranh chấp.
Ngoài ra, nên đính kèm:
- Bản sao giấy phép kinh doanh
- Giấy phép vận tải
- Giấy chứng nhận đăng kiểm phương tiện
Mô tả chi tiết phương tiện đưa đón
Rất nhiều hợp đồng chỉ ghi chung chung “xe 29 chỗ” hoặc “xe 45 chỗ”. Điều này chưa đủ.
Cần ghi rõ:
- Loại xe (16, 29, 35, 45 chỗ…)
- Hãng xe, đời xe
- Biển số xe cụ thể
- Năm sản xuất
- Số chỗ thực tế theo đăng kiểm
- Tình trạng điều hòa, ghế ngồi, dây an toàn
Quan trọng hơn, hợp đồng phải quy định:
- Xe thay thế phải tương đương hoặc cao hơn về chất lượng
- Thời gian thay xe tối đa khi xảy ra sự cố (ví dụ: không quá 60 phút)
- Cam kết không sử dụng xe quá niên hạn
Điều này đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp nếu xe hỏng giữa đường.
Lộ trình, thời gian và tần suất đưa đón
Đây là nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành thực tế.
Hợp đồng cần thể hiện:
- Điểm đón và điểm trả cụ thể
- Số chuyến mỗi ngày
- Thời gian xuất phát và thời gian kết thúc
- Lộ trình chi tiết (có thể kèm bản đồ phụ lục)
- Thời gian chờ tối đa
Ngoài ra nên bổ sung:
- Quy định xử lý khi tài xế đến trễ
- Mức phạt nếu trễ quá thời gian cam kết
- Điều kiện thay đổi lộ trình và chi phí phát sinh
Nếu không quy định rõ, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi cần điều chỉnh tuyến hoặc khi xảy ra tranh cãi về thời gian chờ.
Giá thuê và cơ chế thanh toán minh bạch
Điều khoản tài chính phải càng cụ thể càng tốt, bao gồm:
- Giá thuê theo tháng hoặc theo chuyến
- Giá đã bao gồm những gì (lương tài xế, nhiên liệu, bảo trì, cầu đường…)
- Thuế VAT bao nhiêu phần trăm
- Phí phát sinh ngoài giờ
- Phụ phí tăng km ngoài hợp đồng
Ngoài ra cần ghi rõ:
- Thời điểm xuất hóa đơn
- Thời hạn thanh toán (ví dụ: trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn)
- Hình thức thanh toán (chuyển khoản ngân hàng)
- Lãi phạt chậm thanh toán
Đối với hợp đồng dài hạn, nên có điều khoản điều chỉnh giá khi:
- Giá nhiên liệu tăng vượt ngưỡng nhất định
- Thay đổi chính sách thuế
Điều này giúp hai bên tránh mâu thuẫn về chi phí.
Trách nhiệm bảo hiểm và an toàn
Đây là điều khoản thường bị bỏ sót nhưng lại cực kỳ quan trọng.
Hợp đồng cần ghi rõ:
- Bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc
- Bảo hiểm hành khách trên xe
- Mức bồi thường tối đa theo quy định
- Trách nhiệm của bên vận tải khi xảy ra tai nạn
Ngoài ra, cần quy định:
- Tài xế phải có bằng lái phù hợp hạng xe
- Không sử dụng rượu bia, chất kích thích
- Không chở quá số người quy định
Việc ghi rõ trách nhiệm bảo hiểm giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý khi xảy ra sự cố ngoài ý muốn.
Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên
Hợp đồng phải cân bằng lợi ích hai bên.
Bên cho thuê xe có nghĩa vụ:
- Đảm bảo xe hoạt động ổn định
- Bố trí tài xế đủ điều kiện
- Thực hiện đúng lộ trình và thời gian
- Thông báo kịp thời khi có sự cố
Bên thuê xe có nghĩa vụ:
- Thanh toán đúng hạn
- Cung cấp thông tin lộ trình chính xác
- Không yêu cầu tài xế thực hiện ngoài phạm vi hợp đồng
Quyền và nghĩa vụ càng cụ thể thì càng hạn chế tranh chấp.
Điều khoản xử lý vi phạm và chấm dứt hợp đồng
Phần này quyết định mức độ “an toàn pháp lý” của hợp đồng.
Cần quy định rõ:
- Mức phạt khi vi phạm nghĩa vụ
- Thời gian thông báo trước khi chấm dứt hợp đồng
- Trường hợp bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh…)
- Cơ chế giải quyết tranh chấp (thương lượng, tòa án, trọng tài)
Thông thường:
- Hủy hợp đồng trước hạn có thể bị phạt 1–2 tháng tiền thuê
- Cần thông báo trước 30 ngày
Điều khoản này giúp hai bên chủ động kế hoạch vận hành.
Vì sao nội dung hợp đồng càng chi tiết càng có lợi?
Một bản hợp đồng thuê xe đưa đón nhân viên càng rõ ràng thì:
- Giảm tối đa tranh chấp pháp lý
- Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp
- Đảm bảo hoạt động đưa đón ổn định
- Tối ưu chi phí dài hạn
- Tăng tính chuyên nghiệp trong quản trị
Doanh nghiệp không nên sử dụng mẫu hợp đồng chung chung trên mạng mà cần điều chỉnh theo nhu cầu thực tế, quy mô nhân sự và đặc thù tuyến đường.
Mẫu cấu trúc hợp đồng thuê xe đưa đón nhân viên chuẩn
Dưới đây là cấu trúc cơ bản mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
| Điều khoản | Nội dung chính |
| Điều 1 | Đối tượng hợp đồng |
| Điều 2 | Thời hạn thuê |
| Điều 3 | Giá thuê và phương thức thanh toán |
| Điều 4 | Quyền và nghĩa vụ bên cho thuê |
| Điều 5 | Quyền và nghĩa vụ bên thuê |
| Điều 6 | Xử lý vi phạm và bồi thường |
| Điều 7 | Điều khoản chung |
Doanh nghiệp nên yêu cầu bổ sung phụ lục lộ trình chi tiết để tránh tranh cãi khi phát sinh thay đổi tuyến đường.
Những rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng thuê xe
Dưới đây là các vấn đề doanh nghiệp thường gặp:
Không quy định rõ xe thay thế
Nếu xe gặp sự cố nhưng hợp đồng không ghi rõ trách nhiệm đổi xe tương đương, doanh nghiệp có thể bị gián đoạn hoạt động.
Không cam kết đúng giờ
Việc trễ giờ thường xuyên ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của nhân viên.
Thiếu điều khoản bảo hiểm
Hợp đồng cần ghi rõ trách nhiệm bảo hiểm hành khách, bảo hiểm dân sự và mức bồi thường cụ thể.
Không rõ phí phát sinh
Phụ phí ngoài giờ, phụ phí thay đổi lộ trình cần được ghi rõ bằng văn bản.
Bảng chi phí thuê xe đưa đón nhân viên tham khảo 2026
Mức giá phụ thuộc vào quãng đường, loại xe và thời gian thuê. Dưới đây là bảng giá tham khảo:
| Loại xe | Quãng đường dưới 30km/ngày | 30–60km/ngày | Trên 60km/ngày |
| Xe 16 chỗ | 18.000.000 – 22.000.000đ/tháng | 22.000.000 – 26.000.000đ | Thỏa thuận |
| Xe 29 chỗ | 24.000.000 – 30.000.000đ/tháng | 30.000.000 – 36.000.000đ | Thỏa thuận |
| Xe 45 chỗ | 30.000.000 – 38.000.000đ/tháng | 38.000.000 – 45.000.000đ | Thỏa thuận |
Lưu ý: Giá đã bao gồm tài xế, nhiên liệu, bảo trì cơ bản; chưa bao gồm VAT 8–10% tùy thời điểm.
Kinh nghiệm ký hợp đồng thuê xe đưa đón nhân viên an toàn
Kiểm tra pháp lý đơn vị vận tải
Chỉ nên ký hợp đồng với doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh vận tải hợp pháp.
Yêu cầu xe đời mới, bảo dưỡng định kỳ
Xe cần có hồ sơ đăng kiểm đầy đủ và bảo hiểm còn hiệu lực.
Thỏa thuận rõ SLA (Service Level Agreement)
Cam kết thời gian, tỷ lệ trễ tối đa và phương án xử lý khi vi phạm.
Thống nhất cơ chế điều chỉnh giá
Hợp đồng dài hạn cần có điều khoản điều chỉnh khi giá nhiên liệu biến động mạnh.
Khi nào nên ký hợp đồng dài hạn?
Hợp đồng 6–12 tháng phù hợp với:
- Doanh nghiệp có tuyến cố định
- Nhà máy, khu công nghiệp
- Công ty có trên 20 nhân viên cần đưa đón mỗi ngày
Hợp đồng dài hạn giúp:
- Ổn định chi phí
- Được ưu đãi giá
- Chủ động phương tiện
Quy trình ký hợp đồng thuê xe đưa đón nhân viên
- Khảo sát nhu cầu và tuyến đường
- Yêu cầu báo giá chi tiết
- Kiểm tra xe thực tế
- Đàm phán điều khoản
- Ký kết và nghiệm thu
Quy trình này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và đảm bảo dịch vụ vận hành trơn tru.
Kết luận
Hợp đồng thuê xe đưa đón nhân viên không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là “lá chắn pháp lý” bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp. Một hợp đồng rõ ràng, minh bạch, đầy đủ điều khoản sẽ giúp hoạt động đưa đón ổn định, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu tranh chấp. Trước khi ký kết, doanh nghiệp nên rà soát kỹ nội dung, tham khảo mẫu chuẩn và lựa chọn đơn vị vận tải uy tín để đảm bảo hiệu quả lâu dài.
Liên hệ
Công ty Xe 24h
📍 Địa chỉ: 20 đường số 35A, Phường 10, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Hotline: 0918424224 – 0918424224
📧 Email: nfoxe24h@gmail.com
🌐 Website: https://xe24h.net/
